Zásady ochrany osobných údajov v spoločnosti GFS, s. r. o.

Čl. 1 - Úvodné ustanovenia

Pre spoločnosť GFS, s. r. o. (ďalej iba GFS) je ochrana osobných údajov dôležitá. GFS zabezpečuje ochranu všetkých osobných údajov v súlade s nižšie uvedenými zásadami a platnou legislatívou. Zásady ochrany osobných údajov (ďalej len „Zásady“) informujú o tom, aké osobné údaje zhromažďujeme, ako ich používame a aké opatrenia prijímame, aby ostali v bezpečí. Vyjadrujú tiež záväzok GFS chrániť súkromie, pokiaľ ide o spracovanie osobných údajov týkajúcich sa používateľov web stránky.

V zásadách sa výrazy „vy“, „váš“ vzťahujú na dotknuté osoby používateľov stránky a zákazníkov, ktorých osobné údaje sú spracovávané zo strany GFS alebo v jej mene, a výrazy „my“, „náš“, „nami“ sa vzťahujú na GFS.

GFS sa sústreďuje na predaj náhradných dielov a príslušenstva na profesionálne gastro zariadenia iným spoločnostiam. Zákazníkom GFS je iná právnická osoba alebo fyzická osoba (SZČO), nie koncový spotrebiteľ. Používateľ web stránky môže byť ktorákoľvek právnická osoba alebo fyzická osoba.

Čl. 2 - Definície

1. Platná legislatíva o ochrane údajov zahŕňa príslušné zákony a predpisy o ochrane osobných údajov, zabezpečení údajov, uchovávaní údajov a utajení údajov, ktoré sa vzťahujú na osobné údaje vrátane GDPR.
2. „Prevádzkovateľ“ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov.
3. „Dotknutá osoba“ je ktorýkoľvek používateľ web stránky, ktorý na web stránke zadá svoje osobné údaje.
4. „Všeobecné nariadenie o ochrane údajov“ alebo „GDPR“ je nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES.
5. „Osobné údaje“ sú osobné údaje dotknutých osôb, ktoré spracováva GFS ako prevádzkovateľ. Sú to všetky informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej dotknutej osoby; identifikovateľná dotknutá osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno a priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.
6. „Spracúvať“, „spracúva“ „spracúvanie“ a „spracovaný“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, napríklad zhromažďovanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, členenie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami.
7. „Služba“ znamená odpoveď na nezáväzný dopyt alebo akýkoľvek iný kontakt používateľa web stránky, resp. dodávku a predaj výrobkov, ktoré ponúka GFS po odoslaní záväznej objednávky.
8. „Tretia strana/tretie strany“ sú autorizovaní audítori, účtovníci, dodávatelia, zástupcovia a externí poskytovatelia služieb GFS, ktorí spracúvajú osobné údaje.

Čl. 3 - Rozsah

1. Zásady sa vzťahujú iba na osobné údaje používateľov web stránky spracované zo strany GFS alebo v jej mene.
2. GFS spracúva osobné údaje čestne a zákonne v súlade s platnou legislatívou o ochrane osobných údajov.
3. V prípade akéhokoľvek rozporu medzi týmito zásadami a platnou legislatívnou o ochrane osobných údajov platia ustanovenia platnej legislatívy.

Zhromažďované a používané osobné údaje

GFS spracúva osobné údaje používateľov web stránky v rámci jej poskytovaných funkcií a následne zákazníkov, ktorí uskutočnia záväznú objednávku formou kontaktných formulárov. Osobné údaje, ktoré majú byť spracované prostredníctvom web stránky, sú osobné údaje, ktoré GFS potrebuje, aby mohla zákazníkovi plnohodnotne odpovedať na dopyt alebo akýkoľvek kontakt prostredníctvom kontaktných formulárov.

GFS spracúva nasledujúce kategórie osobných údajov používateľov web stránky:

• meno a priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa;
• názov spoločnosti.

GFS spracúva nasledujúce kategórie osobných údajov zákazníkov:

• meno a priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa;
• názov spoločnosti, fakturačná adresa, dodacia adresa.

Využitie osobných údajov

Nariadenie GDPR nám umožňuje spracúvať osobné údaje, pokiaľ máme k tomu oprávnenie alebo dôvod podľa legislatívy a tiež nám ukladá povinnosť oznamovať, aké sú tieto dôvody. V dôsledku toho sa pri spracúvaní osobných údajov budeme odvolávať na jednu z týchto podmienok spracovania, pokiaľ sa jedná o spracovanie osobných údajov používateľov web stránky:

• Oprávnené záujmy: budeme spracúvať vaše údaje, ak je to v našom legitímnom záujme v rámci prevádzky spoločnosti s cieľom podporiť rozvoj spoločnosti, pokiaľ to nepreváži vaše záujmy.
• Súhlas: v niektorých prípadoch vás budeme žiadať o osobitné povolenie spracovať niektoré vaše osobné údaje a vaše osobné údaje spracujeme týmto spôsobom, iba ak nám k tomu dáte súhlas. Bude to v prípade, kedy sa vás spýtame, či si prajete dostávať informačný bulletin. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tým, že nás budete kontaktovať v súlade s informáciami uvedenými nižšie.

V prípade že sa jedná o spracovanie osobných údajov pre potreby záväznej objednávky formou, ktorej predchádza nezáväzný kontakt alebo nezáväzný odoslaný dopyt používateľa web stránky, budeme sa odvolávať na jednu z týchto podmienok spracovania:

• Plnenie zmluvy: spracovanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie našich záväzkov podľa zmluvy.
• Zákonná povinnosť: spracovanie osobných údajov sa vyžaduje na splnenie zákonnej povinnosti, ako je vedenie evidencie pre daňové účely alebo poskytovanie údajov orgánu verejnej moci alebo orgánu presadzovania práva.

Účely používania osobných údajov

• Odpovedanie na odoslaný nezáväzný dopyt používateľa web stránky.
• Odpovedanie na akýkoľvek iný kontakt používateľa web stránky.
• Vykonávanie činností riadenia zákazníkov týkajúcich sa záväzných objednávok, dodávok, faktúr, účtovníctva (riadenia pohľadávok).
• Vymáhanie nezaplatených faktúr a vybavovanie sporov s našimi zákazníkmi, monitorovanie skúseností zákazníka na web stránke.

Používame aj súbory cookies s cieľom zlepšiť prostredie web stránky pre jej používateľa – viď. nižšie časť o zásade používania súborov cookies.

Časové obdobie uchovávania osobných údajov

Osobné údaje uchovávame na čas nevyhnutý pre odpovedanie na nezáväzný dopyt alebo akýkoľvek iný kontakt; počas trvania obchodného vzťahu v prípade záväznej objednávky a do troch rokov od posledného obchodného kontaktu alebo objednávky najmä na archívne účely, ak v tom nebráni platná legislatíva. Osobné údaje zákazníkov uvedené v záväzných objednávkach a na faktúrach budú uchovávané dlhšie obdobie v súlade s predpismi.

Zdieľanie osobných údajov

Osobné údaje sú sprístupnené a spracúvané oprávnenými zamestnancami na vyššie uvedené účely. GFS nezdieľa osobné údaje s tretími stranami okrem prípadov, kedy je to potrebné pre zaistenie našich oprávnených odborných a podnikateľských potrieb, na vybavenie Vašich požiadaviek a/alebo keď to vyžaduje alebo povoľuje legislatíva.

GFS môže poskytnúť prístup k osobným údajom používateľov web stránky a zákazníkov:

• svojim poskytovateľom služieb: GFS postupuje osobné údaje svojim externým poskytovateľom služieb, ktorými sú naši poskytovatelia IT systémov, poskytovatelia hostingu a konzultanti. GFS spolupracuje s týmito poskytovateľmi, aby mohli spracúvať osobné údaje v jej mene. GFS im poskytuje osobné údaje len vtedy, ak spĺňajú prísne normy GFS na spracovanie dát a zachovanie ich bezpečnosti. GFS zdieľa osobné údaje iba s cieľom poskytovať svoje služby používateľom web stránky.
• Súdy, orgány presadzovania práva alebo regulačné orgány: GFS si vyhradzuje právo zdieľať Vaše údaje v rámci vybavovania oprávnených žiadostí štátnych orgánov o poskytnutie informácií, alebo ak to vyžaduje legislatíva. Vo veľmi výnimočných prípadoch, kedy ide o národnú, štátnu alebo firemnú bezpečnosť (napríklad teroristické útoky), si GFS vyhradzuje právo zdieľať celú svoju databázu osobných údajov príslušným štátnym orgánom.
• Interní audítori, profesionálni účtovníci, právni poradcovia môžu mať prístup k dokumentom, napr. faktúram, ktoré obsahujú osobné údaje zákazníkov, na účel výkonu svojej práce. GFS nikdy nepredáva Vaše osobné údaje tretím stranám, ako napr. marketingovým spoločnostiam. GFS neposkytuje žiadne osobné údaje stránkam typu „vyhľadávačľudí“, „verejný adresár“ alebo „zlaté stránky“.

Zabezpečenie spracovaných osobných údajov

GFS uskutočňuje primerané technické a organizačné bezpečnostné kontroly na ochranu osobných údajov proti odcudzeniu, strate alebo zneužitiu. Osobné údaje budú uložené v bezpečnom pracovnom prostredí, ktoré je bez oprávnenia neprístupné. GFS používa opatrenia na zníženie rizika po pravidelných hodnoteniach rizík, aby sa zabezpečila primeraná úroveň ochrany osobných údajov.

Práva pri spracúvaní osobných udajov

V súvislosti so spracovaním osobných údajov zo strany GFS máte nasledujúce práva:

• právo na prístup k osobným údajom, ktoré GFS o Vás uchováva, a to s uplatnením výnimiek, ktoré sú uvedené v platnej legislatíve o ochrane osobných údajov. Ak požadujete tieto údaje, GFS Vám pomôže ich získať. Predtým, ako Vám bude umožnený prístup k vašim osobným údajom, bude musieť byt overená Vaša totožnosť. Žiadame vás, aby ste svoju žiadosť predložili v písomnej forme na adrese GFS. Uveďte tieto údaje: úplnú poštovú adresu; telefónne číslo, na ktorom je možné Vás zastihnúť; názvy vybraných súborov alebo typy záznamov, ku ktorým požadujete prístup, vrátane konkrétnych dátumov týchto záznamov. Ak je to možné uveďte čo najviac podrobností.
• Právo na zmenu údajov: ak si myslíte, že vo Vašich osobných údajoch je chyba, máte právo požiadať o opravu osobných údajov. Môžeme Vás požiadať o poskytnutie dokumentácie, aby sme videli, kde sa v súboroch GFS nachádza chyba. Chybné údaje zmeníme a budeme Vás informovať, keď bude vykonaná požadovaná oprava. Nariadenie GDPR Vám poskytuje právo požadovať opravu svojich osobných údajov, ktoré uchováva GFS, ak si myslíte, že údaje sú chybné alebo neúplne. Ste oprávnený priložiť vyhlásenie o nesúhlase s údajmi po oprave, ktorú ste požadovali, ale ktorú GFS nevykonala. GFS upozorní každú osobu alebo organizáciu, ktorej boli sprístupnené Vaše osobné údaje v priebehu roka po požadovanej oprave, a bude ich informovať o oprave alebo o vyhlásení o nesúhlase.
• Právo na vymazanie údajov: GFS neukladá osobné údaje bez vopred určeného a preukázaného účelu. Riadime sa zákonmi, ktoré nám ukladajú povinnosť vymazať osobné údaje, ak už neexistuje dôvod na ich zhromažďovanie a uchovávanie. Sme presvedčení, že táto skutočnosť spĺňa požiadavky zásady ochrany súkromia, pokiaľ ide o „právo byť zabudnutý“. Ak osobné údaje, ktoré GFS uchováva, sú založené na plnení zmluvy a prajete si, aby boli z našich systémov odstránené pred uplynutím retenčného obdobia uvedeného v časti „Časové obdobie uchovávania osobných údajov“, obráťte sa na nás na adrese gfs@gfs.sk.
• Právo na námietku proti spracovaniu: máte právo namietať proti nášmu spracúvaniu Vašich osobných údajov, ak už viac nie sme oprávnení ich používať. V tomto prípade GFS nebude ďalej spracúvať Vaše osobné údaje, pokiaľ nepreukáže presvedčivé oprávnené dôvody na ich spracovanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, pokiaľ ide o preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Kontakt na GFS

Ak chcete uplatniť svoje práva, vyjadriť obavu, položiť otázku, podať sťažnosť alebo získať ďalšie informácie o spracovaní svojich osobných údajov zo strany GFS, môžete zaslať e-mail na adresu gfs@gfs.sk. Preukážte sa platným dokladom totožnosti.

GFS sa zaväzuje odpovedať na Vašu žiadosť do jedného až troch mesiacov v závislosti od zložitosti žiadosti a/alebo počtu žiadostí, ktoré spoločnosť dostala.V prípade sporu môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov .

Aktualizácia a zmena zásad

Spoločnosť GFS môže príležitostne aktualizovať alebo upravovať zásady o ochrane osobných údajov. Spoločnosť GFS vás bude o tom informovať umiestnením výrazného upozornenia na domovskej stránke svojho webového portálu alebo tak, že vám priamo zašle oznámenie, ak to vyžaduje legislatíva. Spoločnosť GFS vás vyzýva, aby ste pravidelne sledovali zásady o ochrane osobných údajov, aby ste boli informovaný o tom, ako spoločnosť GFS pomáha chrániť osobné údaje, ktoré zhromaždila od zákazníkov. Tým, že budete pokračovať v používaní služieb spoločnosti GFS , poskytujete svoj súhlas s týmito zásadami o ochrane osobných údajov a všetkými ich aktualizáciami.

Čl. 4 - Zásady o súboroch cookies

Definícia

Súbory cookies alebo iné podobné sledovacie prvky (ďalej len „súbory cookies“) sú súbory, ktoré server používa na interakciu s prehliadačom. Keď používateľ navštívi web stránku, súbory cookies sa použijú na odosielanie informácií o stave. Informácie o stave môžu zahŕňať identifikátor relácie, jazyk, dátum vypršania platnosti, doménu odpovede a pod. Súbory cookies umožňujú ukladať informácie o stave počas ich doby platnosti, keď prehliadač pristupuje k rôznym stránkam web stránky, alebo keď sa tento prehliadač k týmto stránkam neskôr vráti.

Uchovanie

Existujú rôzne typy súborov cookies, ktoré GFS používa: súbory cookies a relácie, ktoré zmiznú hneď, ako opustíte prehliadač alebo stránku; trvalé súbory cookies, ako sú analytické súbory cookies, ktoré zostanú vo Vašom zariadení, kým neskonči ich platnosť alebo kým ich neodstránite pomocou funkcií svojho prehliadača.

Súbory cookies Google Analytici

GFS využíva službu Google Analytics. Viac informácií o tom, ako GFS využíva službu Google Analytics, nájdete tu: http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html.

Aby bolo možné poskytnúť návštevníkom webových portálov viac možností voľby, pokiaľ ide o to, ako ich údaje zhromažďuje služba Google Analytics, spoločnosť  Google vyvinula doplnok Google Analytics Opt-out Browser Add-on. Tento doplnok umožňuje prostredníctvom kódu Google Analytics JavaScript (ga.js) nastaviť údaje o návšteve webových stránok, ktoré si neželáte odosielať službe Google Analytics. Doplnok Google Analytics Opt-out Browser Add-on nebráni tomu, aby sa informácie odosielali na samotné webové stránky alebo do iných služieb webovej analýzy.